Предложение о сотрудничестве: как написать письмо, правила и образец

Деловое письмо нельзя составлять в неформальном стиле, как личное послание. Обязательно используйте официальное приветствие.

Форма приветствия зависит от адресата. Если это физическое лицо, укажите полное имя и отчество, используя фразы: «Добрый день,…», «Уважаемый…», «…, мы рады приветствовать вас!». Фамилию лучше опустить или поместить в шапку письма, чтобы не вызывать у адресата отрицательных эмоций. Для юридических лиц подходит нейтральное приветствие.

Текст приветствия должен быть выделен, но не слишком отличаться от основного шрифта. Можно использовать курсив или подчеркнутый текст.

Заголовок

Заголовок отделен от основного текста и содержит основную тему письма. В коммерческом письме, направленном на привлечение клиентов, заголовок может подчеркивать преимущества компании. Например, для строительной фирмы заголовок может быть таким: «Наши стройматериалы — лучшие по соотношению цена-качество».

Заголовок должен быть понятным и кратким. Следуйте правилу 4U, которое предполагает полезность, срочность, специфичность и уникальность заголовка.

Суть предложения

Основная часть письма должна содержать информацию о деятельности или продукции, которую вы предлагаете.

Укажите ваши цели и ожидаемые результаты сотрудничества, чтобы заинтересовать адресата.

Раскрывайте суть предложения в 3-5 предложениях, избегая излишней многословности и большого количества эпитетов. Текст должен быть деловым.

Привлечение адресата

После описания предложения необходимо заинтересовать потенциального клиента.

Опишите, как изменится ситуация после заключения договора, укажите выгоды, которые получит компания, например, рост прибыли или увеличение числа клиентов. Обещания должны быть правдивыми и реалистичными, избегайте обмана и ложных надежд.

Используйте схему из трех элементов: действие, выгода, дедлайн. Обещайте клиенту конкретную выгоду в определенные сроки.

Контакты

В конце письма укажите контакты для связи: номер телефона, адрес офиса, факс, электронную почту, ссылки на соцсети.

Чем больше способов связи, тем выше шанс получить ответ.

Благодарность

Завершите письмо краткой благодарностью за потраченное время. Это знак делового этикета. Достаточно одной фразы: «Благодарим за ваше время!», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество!».

Основная часть

• суть предложения;
• краткую историю компании (год создания и основные виды деятельности);
• основных клиентов компании (особенно известных);
• ссылку на официальный сайт.

Разделяйте текст на абзацы или пункты для удобства чтения. Он должен умещаться на листе формата А4, так как длинные тексты редко читают полностью.

Обязательная информация

Помимо предложения, укажите следующую информацию в шапке или в конце письма:

• название компании;
• контактные данные компании;
• должность и ФИО отправителя/представителя.

Как определить конкурентное преимущество

Существует два типа конкурентных преимуществ, которые можно указать в деловом письме: естественные и искусственные. К естественным относят проверяемые достоинства, такие как цены, клиентская база, репутация. К искусственным относятся временные преимущества, например, акции и скидки.

В предложении о сотрудничестве можно ссылаться на оба вида преимуществ.

Основные правила составления предложения

Важно помнить, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого — привлечь внимание партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным и грамотным. Идеально, если после прочтения письма адресат запросит коммерческое предложение или прайс-лист с перечнем товаров и услуг.

Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью деловой корреспонденции, стандартного шаблона для такого послания нет. Письмо о сотрудничестве можно составить в свободной форме или использовать внутренний шаблон компании, учитывая задачи и потребности предприятия. При его написании рекомендуется придерживаться некоторых простых правил делопроизводства, деловой этики и норм русского языка.

В начале письма желательно обратиться к конкретному человеку, используя эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).

Для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность соответствующего сотрудника. После этого можно приступить непосредственно к написанию письма.

Следует отметить, что некоторые эксперты рекомендуют добавлять заголовок к тексту, но это не обязательно, особенно если заголовок составлен плохо и не привлекает внимание адресата. Поэтому этот этап можно пропустить.

Основная часть письма должна содержать суть предложения. Важно избегать размытых фраз, длинных и запутанных предложений, а также специальной терминологии. Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично.

Акцент необходимо делать на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги.

Информация о компании-отправителе должна быть ограничена годом начала деятельности и основными видами деятельности, все остальное на данном этапе лишнее. Можно указать текущих клиентов предприятия, которые могут дать положительные отзывы (желательно, чтобы это были известные компании). В конце письма рекомендуется указать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти дополнительную информацию.

Тон письма должен быть побудительным, но не навязчивым — текст должен быть корректным и деликатным.

Если текст слишком длинный, его необходимо разбить на абзацы или короткие пункты для облегчения восприятия. Основные темы и посылы желательно располагать в начале или конце, так как эти части запоминаются лучше всего.

Исследования показывают, что получатели подобных писем готовы тратить на их прочтение не более минуты (и это в лучшем случае).

Составляя письмо с предложением о сотрудничестве, важно помнить, что его объем не должен превышать одну страницу, поэтому не нужно включать всю информацию о предприятии, товаре или услуге.

Обязательные элементы письма

Есть ряд сведений, которые обязательно должны быть включены в письмо:

• наименование компании-отправителя,
• её адрес и контактный телефон,
• должность и ФИО представителя,
• суть предложения.

К письму могут быть приложены дополнительные документы (их наличие следует отразить в тексте предложения) или упомянуты ссылки на законы, подзаконные, нормативные и правовые акты, связанные с предложением.

Правила составления письма о сотрудничестве

Письмо о сотрудничестве можно написать вручную (хотя этот метод устарел, иногда он бывает эффективным) или напечатать на компьютере. Оно может быть оформлено на обычном листе формата А4 или на фирменном бланке (что избавит от необходимости вручную вводить реквизиты компании).

Письмо может иметь любое количество экземпляров, и каждый из них должен содержать в начале обращение, а в конце подпись автора, то есть должностного лица, представляющего компанию-отправителя.

Указывать дату в письме не обязательно, но если оно содержит информацию о временных акциях, скидках или бонусах, дату все же следует указать.

Регистрировать письмо о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции нет необходимости.

Способы отправки письма

Письмо можно отправить несколькими способами:

1. Первый и самый простой, доступный и быстрый способ – электронная почта. Однако, письмо может потеряться, например, попав в папку «спам», поэтому этот метод подходит, если у отправителя уже установлен прямой контакт с получателем (по телефону или при личных встречах).
2. Второй способ, более надежный, но требующий больше времени – отправка предложения через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Этот способ не подходит для массовых рассылок, но если письмо содержит особо ценную информацию, лучше ничего не придумать.
3. Третий вариант – факс, классический способ, который до сих пор актуален.
4. Четвертый способ: отправка послания через мессенджеры и другие нестандартные для деловой переписки современные средства связи (подходит только если отправитель и адресат лично знакомы).

Пример письма с приглашением к сотрудничеству

Пример письма о сотрудничестве на поставку компьютерного оборудования:

Меня зовут Ф.И.О., я занимаю должность __________________.

Наша компания _______________ занимается поставкой компьютеров, комплектующих и программного обеспечения с ______ года. За это время мы осуществили поставки более _________ клиентам, среди которых: ________________. Мы предлагаем компьютеры известных мировых брендов _______________ (названия брендов) и программное обеспечение от всемирно известных компаний _______________ (названия).

Например, у нас есть ___________________ (примеры оборудования), которое решит задачи вашей организации: __________________ (описание задач).

Сотрудничая с нами, вы получите самое современное и качественное оборудование в короткие сроки. Поставки осуществляются в течение одного дня для товаров со склада и до семи дней для товаров под заказ.

Мы заинтересованы в долгосрочном и взаимовыгодном партнерстве и готовы предложить вам низкие цены (прайс-лист прилагается) и высокое качество обслуживания (гарантия 3 года на все).

Наши контакты: _________________________________________________ Руководитель ______________ _______________/___________ М.П. «__»__________ ____ г.

Читайте также: как составить письмо о смене названия организации

Об авторе статьи

Александра Челозерцева. В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности «юриспруденция». Начала работать помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юридического отдела. Сопровождаю бизнес.

Другие публикации автора

• 2024.01.19 ОбразцыПорядок и правила составления доверенности на получение товаров и ТМЦ
• 2024.01.17 ОбразцыКак грамотно составить письмо — предложение о сотрудничестве
• 2023.12.27 Инструкции для ИПКак оформить заявление на закрытие ИП
• 2023.12.18 ОбразцыКак составить отчет о проделанной работе

Письмо-предложение о сотрудничестве: пример и советы по составлению

Специалист по бухгалтерии, налогам и кадровому учету с 13-летним опытом. Автор статей и главный редактор портала Бизнес.ру рекомендует использовать аутсорсинг бухгалтерии и кадров Главбух Ассистент.

Как написать письмо-предложение о сотрудничестве, чтобы его прочли до конца, — об этом расскажем в статье.

Письмо с предложением о сотрудничестве — это приглашение к совместной работе на взаимовыгодных условиях. Это инструмент для развития. Обе стороны договора должны получать выгоду.

Взаимная выгода — ключевой элемент письма о сотрудничестве и последующего договора. Например, при сотрудничестве производителя и розничной торговой компании первый увеличивает объёмы продаж, второй расширяет ассортимент и привлекает новую аудиторию.

Перед тем, как написать письмо о сотрудничестве, подумайте, чем ваше предложение может быть полезно адресату. Это правило №1.

Самое сложное — начать. Нужно «зацепить» внимание, помочь потенциальному партнеру увидеть выгоду, подтолкнуть к действиям.

Чтобы убедиться в надежности ваших контрагентов, отдайте договоры на проверку юристам. Вы можете сэкономить на юридической помощи — передайте вашу бухгалтерию экспертам аутсорсинга Главбух Ассистент. На всех тарифах включены бесплатная проверка контрагентов, юридическая помощь и даже страховка от штрафов. Воспользуйтесь калькулятором ниже и узнайте абонентскую плату для вашего бизнеса.

Структура письма-предложения

Приглашение к сотрудничеству состоит из пяти блоков. Формат не зависит от типа сделки.

1. В верхнем левом углу указывайте название компании-отправителя, в правом — компании-получателя.
2. По центру: обращение к адресату и название письма. Если был опыт успешного сотрудничества, напомните об этом: «Рады приветствовать снова», «В продолжение телефонного разговора».
3. Суть, цель сделки. Ориентируйтесь на сценарий сотрудничества. Пишите о своём бизнесе только то, что относится к делу. Идею нужно уместить в 3-4 предложения, кратко и ёмко. Остальные детали клиент узнает на встрече или по телефону.
4. Аргументы, выгоды, преимущества получателя от работы именно с вашей компанией. Объясните, чем вы лучше конкурентов. Предлагайте гарантии, скидки, компенсации.
5. Дата, имя и фамилия, должность отправителя — контактного лица, подпись, контактные данные для обратной связи. Укажите несколько вариантов: мобильный телефон, электронная почта, социальные сети.
6. Приложения. Расчеты, объемные презентации лучше выносить на отдельные листы, ссылаясь на них в тексте письма.

Экспертный блог для бизнеса.
Свежие материалы:

• Налоговая реформа-2025: изменения по УСН и НДС
• Список опасных операций для ООО и ИП в 2024 году
• Изменения в законах для бизнеса с июня 2024 года
• Как компаниям и ИП безопасно переводить деньги физлицам
• «Выручку все равно найдут» или какие схемы по сокрытию доходов не работают

Как писать письмо-предложение: пример

1. Начните с внутреннего разговора, сформулируйте цель письма. Какую реакцию вы ждете от адресата: поставки, рекламу, совместное участие в мероприятиях? Уверены, что этот проект ему нужен? Какие объяснения потребуются? Избегайте прямых призывов к действию. Ваше письмо — это обращение, а не рекламный текст.
2. Вообразите вашего будущего партнера. Что он знает о вашей компании? Решите, насколько детально следует раскрыть суть сделки, можно ли использовать профессиональные термины. Подберите подходящий стиль общения. Письмо блогеру и письмо финансовому директору «Уралмаш» — это совершенно разные по стилю и манере изложения документы. Избегайте фамильярности и разговорной лексики.

Здравствуйте, Мария. Меня зовут Михаил.

С удовольствием слежу за вашим блогом. Впечатляют стиль и подача материала.

Я копирайтер и бизнес-аналитик. Предлагаю вам цикл статей по финансовой грамотности предпринимателей. В приложении примеры моих работ, которые собрали более 100 читателей.

Меня зовут Михаил, финансовый менеджер ООО «Бета».

С 2010 года наша компания проводит внутренние проверки финансовой отчетности. Наши аудиторы — сертифицированные специалисты по МСФО.

Мы предлагаем новый сервис: экспресс-анализ ежемесячных отчетов. ООО «Бета» берет на себя финансовые риски в случае выявления ошибок после загрузки данных.

Мы заинтересованы в долгосрочном взаимовыгодном партнерстве.

1. Какие выгоды у адресата? Скидки, сроки, акции — заранее просчитайте подходящие варианты. Предлагайте реальные гарантии, не начинайте сотрудничество с убытков.
2. Конкретика. Используйте цифры вместо обобщающих слов и расплывчатых обещаний.

Огромный ассортимент — 50 000 позиций.

Большой опыт — 10 лет работы, 500 000 клиентов.

Быстрая доставка — привезём за 1 час в любой район Москвы.

Высокий профессионализм — международные сертификаты, допуски, аттестаты.

Высокий доход — выручка 100 000 руб. ежемесячно.

Рассчитайте стоимость аутсорсинга бухгалтерии в Главбух Ассистент. Сэкономьте на бухгалтере и налогах.

Реальная цена аутсорсинга бухгалтерии в Главбух Ассистент – от 18 720 руб. в месяц. За эти деньги вместо одного бухгалтера вы получаете команду аттестованных специалистов: главбуха, кадровика и юриста. И — надежную бухгалтерию под ключ:

• Корректный расчет налогов
• Своевременная подготовка и сдача отчетности
• Расчет зарплаты и налогов с выплат работникам любой сложности
• Налоговая оптимизация, чтобы вы платили меньше
• Ответы на требования и запросы ИФНС и фондов
• Предотвращение риска назначения проверки и помощь в ее прохождении
• Контроль расчетов с контрагентами
• Составление и получение качественной первички
• Консультации по сложным сделкам и операциям
• Обеспечение бесперебойной работы с банками
• Юридическая поддержка, проверка договоров и защита сделок
• Регистрация ООО и ИП для новых направлений бизнеса

Посчитайте сами стоимость экспертной бухгалтерии для вашего бизнеса и свою экономию при переходе на аутсорсинг.

1. Оформление. Добавьте в документ «воздух» для читателя:
2. увеличьте межстрочные интервалы;
3. разделите текст на небольшие абзацы, 3-4 предложения;
4. используйте списки, таблицы, схемы, чтобы наглядно представить важную информацию и динамику показателей.

Общий объем письма предложения — 1-2 страницы. На этапе знакомства никто не готов читать большие тексты. Перезвоните адресату через 2-3 дня после отправки письма.

Чтобы грамотно оптимизировать расходы с учетом особенностей вашего бизнеса, обратитесь в сервис аутсорсинга Главбух Ассистент. Эксперты изучат учет, сделки и договоры с контрагентами, чтобы понять ваши бизнес-процессы и сэкономить на каждом этапе работы. Услуги бухгалтеров, юристов и кадровиков включены в каждый тариф. Переведите налоговый, бухгалтерский и кадровый учет на аутсорс.