Управление активами ИТ (ITAM) в настоящее время является одной из 34 практик управления услугами ITIL 4, поэтому мы хотим повысить осведомленность о важности ITAM и управления активами программного обеспечения (SAM), включая управление лицензиями на использование программного обеспечения. Почему SAM так важен? Управление лицензиями на использование программного обеспечения — это не только экономия денег, но и соблюдение требований. Это возможность убедиться, что все программное обеспечение, используемое организацией, лицензировано и оптимизировано.
Чтобы помочь организациям рассмотреть необходимость и способы лицензирования использования программного обеспечения, в статье Ариэля Гесто даны три практических совета по повышению ответственности за лицензирование программного обеспечения.
Также по теме:
Почему важно управлять используемыми лицензиями
Отсутствие лицензий Отсутствие управления контролем рано или поздно приводит к проблемам для вашего ИТ-отдела. Отметим основные из них:
● Неподозрительный и неконтролируемый. Вы можете заплатить большую сумму за лицензию на использование программного обеспечения. Например, вы можете заплатить за версию с дополнительными функциями или купить новую версию в коробке вместо продления корпоративной лицензии. Обычно это происходит неконтролируемым образом. ● Теневой ТП. Сотрудники могут использовать нелицензионное или нелегальное программное обеспечение, часто скрываемое руководством. ● Нарушение лицензионного соглашения. Сотрудники могут устанавливать нежелательные копии программного обеспечения или пытаться обойти ограничения лицензионного соглашения. ● Снижение эффективности бизнеса. Нелицензионное программное обеспечение может стать причиной серьезных ошибок, сбоев и других проблем. Нарушение бизнес-процессов. Отсутствие надежды на профессиональную техническую поддержку (как в случае с просроченными лицензиями). Сложность учета некоторых лицензий. В лицензиях на использование сложных систем, таких как SAP, указывается ряд условий, таких как количество пользователей, запуск, роли пользователей и т. д. Эти условия часто меняются на ходу. Очень сложно просмотреть все эти условия вручную. Это практически непрактично, если у компании много таких систем. Отсутствие учета программного обеспечения (а также средств). Некоторые программы закупаются в промышленных масштабах, устанавливаются на компьютеры, но не используются. При этом лицензии оплачиваются исправно. Финансовые потери от таких проблем обычно покрываются. ITAM помогает документировать неиспользуемое программное обеспечение. ● Неподготовленность чеков.
Ниже приведены некоторые рекомендации по правильному управлению лицензиями на программное обеспечение.
Выберите ключевые области для применения SAM
Не пытайтесь охватить все аспекты контроля управления использованием одновременно. Сосредоточьтесь на том, что важно для бизнес-процесса.
1. Определите и детализируйте поставщиков, на продукты которых расходуется большая часть бюджета на программное обеспечение. Например, продукты от Microsoft, 1С, SAP, Oracle или Autodesk. 2. обновить нормативные и финансовые требования, которые компания должна соблюдать при использовании данного программного обеспечения 3. определить области риска, в которых неразумное использование программного обеспечения нанесет наибольший ущерб бизнесу.
Выбрав базовый сектор SAM, компании будет проще начать внедрение. Затем процесс управления лицензиями можно распространить на все программное обеспечение компании и соответствующие отделы, которые его используют.
Существующее программное обеспечение и записи о лицензиях
Это так же полезно, как генеральная уборка в квартире. Инвентаризация дает четкое представление о том, где находятся используемые лицензии и программные активы. Вы можете с удивлением обнаружить, что инвентаризация не всегда доступна в одном и том же месте.
В идеале администрация или ИТ-отдел должны иметь четкое представление обо всех типах программного обеспечения, используемого в компании, — от мессенджеров, установленных на рабочих компьютерах сотрудников, до промежуточного ПО, используемого отделом разработки. Это позволяет получить подробную форму каталога с детальными характеристиками для каждой сервисной программы. То же самое относится и к инвентаризации лицензий. Информационный факультет должен знать, какие лицензии и программное обеспечение приобрела компания, когда их нужно продлевать или обновлять и какие разрешения можно отменить.
Следует отметить, что эффективный контроль лицензий на использование требует четкой сортировки: основной копии ПО, внешних копий ПО (флешки, CD и т. д.), рабочих копий ПО, паролей в виде лицензий, паролей, токенов , отдельных элементов программного обеспечения и т. д.
Применение правил и процедур SAM
Запишите правила (политики) для управления жизненным циклом каждого типа лицензий для каждого типа программного обеспечения. Например:
● Какие действия требуются после истечения срока действия лицензии? ● Как продлевать лицензии на конкретное программное обеспечение. Список сотрудников, ответственных за управление лицензиями. Программное обеспечение, которое не разрешено устанавливать на рабочий компьютер сотрудника. Как блокируются попытки несанкционированной установки. Какие меры принимаются при выявлении нелицензионного (или нелегального) ПО: удаление ПО, штрафы, увольнение сотрудника и т. д. ● Как используются лицензии для мобильных приложений и облачных сервисов?
После утверждения правила можно приступить к описанию процедур SAM, а затем применить их. К таким процедурам относятся.
● Заказ новых лицензий или нового программного обеспечения. ● Процесс сотрудничества с поставщиком. Процесс установки лицензионного программного обеспечения. Лицензирование лицензионной поддержки. Мониторинг использования программного обеспечения и проверка графиков (пересмотр). Процедуры удаления несанкционированного программного обеспечения.
Использование инструментов для автоматизации SAM.
Как и в любом другом сложном бизнес-процессе, автоматизация SAM желательна. Одного листа Excel недостаточно. Наличие полезного инструмента, помогающего автоматизировать большинство рутинных задач (например, уведомление об истечении срока действия лицензии), является достаточным условием для выполнения администраторами этой задачи.
Выбор средств автоматизации зависит от размера компании и количества используемого программного обеспечения. В некоторых случаях может быть достаточно простой системы ITSM. Для выполнения некоторых задач может потребоваться приобретение программных модулей у разных компаний. Во многих случаях компании, желающие автоматизировать управление лицензиями, приобретают специализированную платформу SAM.
Небольшим компаниям платформа SAM может и не понадобиться. Поддержка SAM может быть организована на основе базы данных управления конфигурацией (CMDB). CMDB помогает управлять всем программным обеспечением и лицензиями, используемыми в организации. Например, приобретенные лицензии могут быть зарегистрированы в CMDB как единицы конфигурации. Каждая такая единица может быть ограничена в количестве возможных установок. Некоторые лицензии могут быть «привязаны», например, к конкретному оборудованию.
Преимущество использования CMDB в рамках существующей системы ITSM заключается в том, что в этом случае компаниям не нужно приобретать дополнительное программное обеспечение корпоративного класса для внедрения SAM. Все, что требуется, — это адаптировать существующие модули к разработанной политике управления лицензиями.
Разработайте план развития процесса SAM
По мере развития бизнеса ваш парк программного обеспечения, скорее всего, тоже будет расти. Поэтому процессы управления лицензиями необходимо регулярно пересматривать и оптимизировать. Это важно не только с точки зрения оптимального управления затратами, но и с точки зрения синхронизации SAM с общей стратегией развития компании. Оптимизацию SAM рекомендуется планировать заранее.
Чтобы план развития был эффективным, его можно поручить сторонней аудиторской компании, эксперты которой знают, что такое ITAM, и используют лучшие практики ITIL и рекомендации ISO/IEC 19770-1. Главное преимущество такого подхода заключается в том, что аудитор может беспристрастно и объективно оценить бизнес-процессы компании. Затем он может предложить наиболее подходящее решение и составить дорожную карту для поэтапного развития SAM.
Приобретение и управление подписками и лицензиями на приложения
Эта статья поможет пользователям понять, как приобретать приложения для своих команд. Пользователи могут приобретать подписки и управлять лицензиями на использование в магазине Microsoft Teams для отдельных пользователей, групп или организаций. В приложения Teams по подписке можно добавлять дополнительные функции и возможности.
Фильтрация.
Управление лицензиями на использование.
Отменить подписку.
Вы можете управлять только приобретенными подписками.
Можно выполнить дополнительные действия, связанные с подпиской, например изменить профиль выставления счетов в M365 Management Centre или изменить среду периодического выставления счетов.
Процесс покупки менеджером
Менеджеры могут управлять подписками и лицензиями на приложения в Центре управления группами. Дополнительные сведения см. в статье Покупки в сторонних командных приложениях и управление подписками.