Помимо отправки документов по почте, компаниям необходимо обеспечить доставку письма лично в руки получателю для подписания. Обычно для этих целей используются заказные письма — они имеют номер отслеживания и доставляются в руки получателя или его представителя. Если адресат не может или не хочет получать письма, устанавливается закон о неполучении и дата, от которой отсчитываются различные процессуальные сроки.
Заказные письма также используются для доказательства того, какие документы, когда и кому были отправлены. Например, при обмене документами с нерадивыми подрядчиками или сотрудниками, государственными органами и судами, бюро роспатента, судебными приставами-исполнителями.
Однако все не так просто. Чтобы отправить такое письмо, нужно распечатать документ, сходить на почту, выстроиться в очередь, заполнить каталог, купить папку с марками, обучить голубей и отправить письмо. Не всегда есть возможность пойти на почту и выполнить все эти функции. Особенно если вы управляете компанией из-за границы или в вашем календаре вдруг оказалось, что сегодня последний день грузоперевозок.
Чтобы упростить процесс отправки заказных писем, Почта России перевела свой сервис в цифровой формат и создала платформу, позволяющую отправлять заказные письма, не выходя из дома или офиса. Такие письма являются легальными, то есть принимаются судами и государственными органами наравне с традиционными письмами на бумаге.
Как работает сервис электронных системных писем?
Мы уже рассказывали вам об этом сервисе в Telegram-канале Button. Здесь же мы приводим полные инструкции со скриншотами для каждого шага.
1. войдите в свой личный кабинет через сервис «Госуслуги» под своим паролем/паролем или с электронной цифровой подписью (ЭЦП).
2. нажмите на кнопку Новое письмо → выберите тип регистрации (именная или простая) → введите название компании/ИНН/ОГРН.
3. прикрепите текст и документацию по мере необходимости. Поддерживаются форматы PDF, DOCX, XLSX, JPEG, PNG, размером до 1 МБ.
Если файл не готов, текст можно написать отдельно. Существуют стандартные стандарты.
5. После отправки письмо получает номер маршрута, движение которого можно отслеживать. Вы также можете просматривать отчеты о доставке.
Важно: Вы можете загружать письма с электронной подписью. Такие письма можно использовать в качестве доказательства даты и события письма для судов, государственных служб и подрядчиков.
Кстати, вы можете загрузить эту опись в сервис Gosuslug, чтобы проверить подлинность электронной подписи документа.
После отправки письма вы можете предоставить электронный доступ пользователям с подтвержденными учетными записями в «Госуслугах». Это можно сделать двумя способами.
Также прямо из личного кабинета он может загружать платежные чеки для учета расходов и оформления авансовых отчетов.
Трудности и ошибки.
1. пользователи MacBook могут столкнуться с трудностями при подключении через ЭЦП.
Некоторые клиенты отмечают, что КриптоПро не работает с последней версией macOS, но, по нашему опыту, трудности одинаковы и в Сономе, и в Монтерее. Чтобы работать с ЭЦП, установите необходимые сертификаты и аксессуары от Contour Diagnostics и попробуйте компьютер.
Если токен с ЭЦП подключен к компьютеру, но Госуслуги не появляются, поможет смена файла настройки на компьютере. Нужно удалить старый файл ifc. cfg по адресу/ library/ internetplugins/ifcplugin. plugin/contend и ввести новый.
2. если у контрагента нет учетной записи электронной почты и не выбрана опция «электронная квитанция», на почтовый ящик будет отправлено заказное письмо с уведомлением. Само письмо печатается в центре гибридной печати, как это делают «Трафик», «Ростелеком» и Сбербанк.
3 Электронное регистрационное письмо от Почты России имеет юридическую значимость, даже если это не предусмотрено договором. Это гарантировано приказом Министерства цифровых технологий и является необходимой практикой для судов.
4. данный сервис не подходит для подачи деклараций в налоговую инспекцию или Федеральный фонд социального страхования.
Взносы ОАО «Россия» не входят в перечень субъектов ЭДО, в которые можно подавать налоговые декларации. Кроме того, в налоговой декларации должна стоять подпись налогоплательщика или представителя на основании представительства. При отсутствии подписи ФНС России считает налоговую декларацию непредставленной и может направить уведомление об отказе в приеме налоговой декларации.
Почему я могу использовать электронные регистрационные письма?
Посмотрите, в каких случаях услуги Почты России помогут вам сэкономить время и деньги. При этом письма являются законными, то есть принимаются судами и государственными органами наравне с традиционными бумажными письмами.
Контрагент не платит или не выполняет свои обязательства по договору
Прежде чем передать дело в арбитражный суд, необходимо соблюсти процедуру предварительного решения, то есть направить дело на разрешение спора. Суд требует доказательств того, что претензия была направлена контрагенту. Доказательства и документы, подтверждающие направление претензии, также должны быть приложены к ответчику. Претензии и иски следует направлять в наш головной офис или по адресу, указанному в договоре (отдельной компании).
Заявления или жалобы в государственные органы, а также иски по
По факту мошенничества: необходимо подать заявление в полицию. Если полиция бездействует, следует направить жалобу в прокуратуру.
На сотрудников правоохранительных органов: при инертности в исполнительном производстве или незаконных арестах можно подать жалобу на бездействие. Жалобу следует подавать старшему судебному приставу.
На управляющую компанию: в случае неисполнения обязанностей жалоба направляется в управляющую компанию Роспотребнадзор, Минстрой и прокуратуру.
Местная администрация: жалоба может быть связана с задержкой или отказом в выдаче лицензии. В зависимости от обстоятельств жалоба направляется в соответствующее министерство, службу, прокуратуру или суд.
Обычно это можно сделать непосредственно под роспись (второй экземпляр жалобы) или заказным письмом (воспроизводится по электронной почте). Для того чтобы дать время государственным органам, необходимо поставить штамп об отправке/получении. Если срок пропущен (обычно 30 дней), жалоба может быть передана в прокуратуру или суд.
Что означает альтернатива
Нет времени идти на почту, нет учетной записи Gosuslugi или ЭЦП в случае электронного заказного письма. Есть альтернативные варианты.
Для подрядчиков: вы можете отправить претензию/требование с вложением на электронную почту в соответствии с условиями договора или ЭДО (Диадок, СБИС).
Для государственных учреждений: через e-fenter можно подать жалобу от имени судьи, полиции, прокуратуры или администратора.
Электронные регистрационные письма помогают упростить процесс отправки юридически значимых документов. И самое главное, это облегчает получение подтверждения о доставке, необходимого для последующих юридических действий.
Если у вас возникли юридические вопросы или вам нужна помощь в оформлении, позвоните нам по телефону 880033337826 или оставьте заявку в форме ниже. Мы направим вас в наш сервис, ответим на ваши вопросы и подберем выгодный счет.