Деловая корреспонденция невозможна без точного адреса. Независимо от того, отправляете ли вы письмо через Почту России, курьером или электронную почту, необходимо правильно указать адресата и его местоположение, чтобы письмо дошло до получателя.
Очевидно, что адрес должен быть максимально точным, начиная с индекса и заканчивая правильным названием улицы, номером дома, офиса и т.д.
Сегодня никому не придет в голову написать «на деревню дедушке». Однако многие забывают или не придают значения тому, что написание адреса подчиняется строгим правилам. В деловой переписке важна каждая деталь.
Есть как минимум две веские причины, чтобы научиться правильно указывать адрес в документах:
- документ, оформленный без ошибок в соответствии с правилами грамматики и делопроизводства, имеет больший юридический и бюрократический вес;
- репутация компании, безупречной в вопросах делового общения, значительно повышается.
Рассмотрим правила написания адреса в документах подробнее.
Письмо, адресованное руководителю организации
Сначала указываем должность адресата в дательном падеже с наименованием организации (если это коммерческая организация, указываем также организационно-правовую форму). Затем пишем фамилию и инициалы в дательном падеже. Инициалы ставятся после фамилии (в предыдущих стандартах было наоборот).
Перед фамилией можно использовать сокращение «г-ну» (господину) для мужчины или «г-же» (госпоже) для женщины. Это также нововведение последнего ГОСТа Р 7.0.97-2016.
Руководителю структурного подразделения организации
В данном случае сначала указываем наименование организации в именительном падеже, затем название должности в дательном падеже с указанием структурного подразделения и фамилию с инициалами.
по работе с юридическими лицами
В современной деловой переписке, а также в СМИ и публицистике стало довольно частым неправильное употребление прописных и строчных букв в начале названий различных должностей. Уже привычным стало написание: Губернатор, Директор, Глава и т.д. Это ошибка (если не в начале предложения).
С прописной буквы пишутся только названия высших государственных должностей: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства РФ, Председатель Государственной Думы и др.
Письмо адресовано организации или её структурному подразделению
Указываем полное или сокращённое название организации в именительном падеже.
Если письмо адресовано структурному подразделению, сначала всё равно указывается полное или сокращённое название организации и только ниже, через одну строку, наименование структурного подразделения. Всё в именительном падеже.
“Электрокабель “Кольчугинский завод”
“Электрокабель “Кольчугинский завод”
Письмо адресовано группе организаций
- несколько разных адресатов в одном письме;
- группа организаций одного типа или структурные подразделения одной организации.
В первом случае адресат оформляется, как обычно, в правом верхнем углу перечислением всех, кому адресовано письмо (это могут быть как должностные лица, так и непосредственно организации). При этом адресатов не должно быть больше четырёх.
- АО “Экспострой”
- АО “Гостиный двор”
- ООО “Ивановская ярмарка”
Во втором случае адресат указывается обобщённо, например:
- Администрациям муниципальных образований
- Нижегородской области
Если таких адресатов больше четырёх, составляется список рассылки и уже в нём указываются конкретные должности и адреса.
Письмо адресовано физическому лицу
В этом случае сначала указывается фамилия в дательном падеже, после неё инициалы, затем почтовый адрес в соответствии с современными требованиями написания почтовых адресов.