Пример акта утилизации может быть полезен каждой организации для подтверждения затрат на материальные запасы в бухгалтерском учете по налогу на прибыль. Наш образец акта утилизации материалов следует использовать в случаях и на участках учета, где правила организации не предусматривают другие документы на перемещение или использование материалов. Рассмотрим процедуру заполнения документа и предоставим его пример.
Вам помогут документы и бланки:
- Вопрос о том, в каком порядке определяется величина материальных расходов, вызывает интерес.
- Каким образом можно оформить передачу материалов в производство?
- Какие способы подтверждения фактического использования материалов существуют?
- На основе каких критериев составляется образец акта списания материалов?
- Подведение итогов.
Определение величины материальных расходов: каков порядок?
В законодательстве РФ (п. 2 ст. 272 Налогового кодекса) указано, что дата передачи материалов в производство является определяющей для большинства видов материальных расходов. При определении величины этих расходов, их сумма должна быть уменьшена на стоимость материалов, которые остались неиспользованными к концу месяца и хранятся на приобъектном или цеховом складе, а также на рабочих местах (п. 2 ст. 318, ст. 319 НК РФ).
Информацию о процессе оценки материально-производственных запасов при их списании можно найти в статье «Методы оценки материально-производственных запасов».
С начала 2021 года все организации обязаны отражать операции с материально-техническими средствами в соответствии с Федеральными стандартами бухгалтерского учета 5/2019 «Запасы».
Эксперты КонсультантПлюс подробно объяснили, как правильно учитывать списание запасов в соответствии с Федеральными стандартами бухгалтерского учета 5/2019. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и узнайте, как правильно отразить списание в бухгалтерском и налоговом учете.
Каким документом нужно оформить передачу материалов в производство?
В процессе передачи материалов со склада в производство, для оформления необходимо использовать специальные документы, которые могут быть разработаны самостоятельно или унифицированы. К таким документам относятся требования-накладные, лимитно-заборные карты, накладные на внутреннее перемещение и другие.
Важно помнить, что с 1 января 2022 года вступило в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В рамках этого документа установлены обязательные реквизиты первичных документов и порядок работы с ними. Кроме того, с 1 января 2024 года будет вступать в силу положение, согласно которому документы должны храниться на территории Российской Федерации. Подробнее об этом мы рассказывали в нашей статье.
Если закупленные материалы напрямую доставляются в подразделение или на приобъектный склад, минуя склад организации, то часто нет необходимости составлять документы на их перемещение. В этой ситуации акт на списание материалов поможет документально подтвердить факт передачи и использования ТМЦ в производстве.
Как подтвердить фактическое использование материалов?
Для оценки материальных расходов можно использовать инвентарные ведомости остатков материалов в производстве, в которых указываются названия, количество и стоимость материалов, или другие аналогичные документы.
Эксперты КонсультантПлюс рассказывают, как провести инвентаризацию МПЗ. Получите бесплатный пробный доступ к системе и перейдите в Готовое решение.
Вместо описанного результата пересчета остатков и в случае отсутствия остатков, если использованные материалы полностью использованы в производственных целях, можно воспользоваться актом списания материалов.
Скачать бланк акта на списание материалов можно бесплатно, нажав на картинку ниже:
Создаем пример акта списания материалов
Пример акта списания содержит реквизиты, предусмотренные бухгалтерским законодательством. В акте необходимо указать название вашей организации и подразделение (цех, отдел, участок), в деятельности которого использовались материалы. В отдельной графе указывается целевое назначение материалов.
Вы можете скачать пример акта по ссылке ниже:
Для заполнения акта списания используется информация о наименовании, цене и стоимости материалов, которая берется из первичного документа – накладной, товарного чека или счета-фактуры. В последней графе списка материалов необходимо указать ссылку на этот документ, подтверждающий затраты.
Акт списания может быть составлен за любой удобный период – месяц, неделю, декаду или другой рамки, определенной организацией, в пределах месяца. Подписание акта на списание материалов производится материально-ответственным лицом и руководителем подразделения. Руководитель и главный бухгалтер организации дают разрешение на списание.
Образец и пример составления
Подлежат списанию разные предметы стоимостью – это могут быть испорченные, поврежденные, негодные товары, оборудование, сырье, материалы и так далее. Список этих предметов и основание для списания компания определяет самостоятельно.
В соответствии с законодательством нет строгих требований к содержанию акта, что предоставляет возможность каждой компании самостоятельно разработать удобный для себя шаблон. Обычно акт содержит следующую информацию:
- В правом верхнем углу указывается подпись директора «Утверждаю», а также указывается название компании и дата подписания акта.
- Далее указывается название документа и повторно указывается дата (дата составления документа).
- Затем указывается состав комиссии сотрудников, которые проанализировали ситуацию, осмотрели соответствующие товары и другие ценности и приняли решение о их списании. Обычно в состав комиссии входят сотрудник, работающий на складе (кладовщик, заведующий складом), главный бухгалтер. При необходимости, директор может также принять участие в списании, особенно если речь идет о значительных суммах.
- Впоследствии делается запись о необходимости списания товара и причинах этого – обычно в случае непригодности или невозможности дальнейшего использования по своему назначению.
- Основная часть документа содержит детальный перечень всех товаров, которые подлежат списанию.
- После этого каждый участник комиссии должен поставить свою подпись и расшифровать ее (указав фамилию и инициалы), указать свою должность; также в акте ставится оригинальная печать компании.
Обычно такой перечень составляется в виде таблицы, включающей следующие столбцы:
- номер товара в списке (по порядку);
- наименование материала (указывается в соответствии с установленной номенклатурой или другими документами);
- общее количество, которое должно быть списано;
- сумма для каждой строки;
- заметки – при необходимости.
В конце таблицы обязательно указывается общая сумма списания (как цифрами, так и прописью).
Необходимо осознавать, что акт — это полноценный юридический документ, который относится к финансовой отчетности. Впоследствии его будут использовать бухгалтеры для заполнения других финансовых документов. Также оригинал акта могут запросить проверяющие органы, чтобы определить точную сумму и перечень списанных объектов. В связи с этим рекомендуется составить документ в нескольких оригинальных экземплярах.
Юрист, специализирующийся на наследственных, семейных и жилищных делах
Ранее мы уже приводили пример приказа о проведении инвентаризации на предприятии, его можно ознакомиться здесь.
Форма 0504230. Документ об утилизации материальных ресурсов
Документ, который позволяет организации официально списать использованные или неподлежащие использованию товарно-материальные ценности, называется актом о списании материальных запасов. Для этой процедуры требуется оформление официальных бумаг.
Важно! Программа КонсультантПлюс предоставляет возможность скачать этот документ.
Что содержится в акте
На данный момент не существует единого перечня пунктов, которые должны быть отражены в акте о списании материальных запасов. Однако, в ходе формирования практики был разработан приблизительный список положений, которые требуется указать. К этому списку относятся:
- состав комиссии;
- ссылка на приказ руководителя;
- информация о списываемых материальных запасах (название, количество, цена, стоимость);
- причины списания;
- счета дебета и кредита;
- заключение комиссии.
Правила заполнения бланка
Важно отметить, что существуют определенные правила, которыми нужно руководствоваться при заполнении унифицированных форм. Работая с бланком 0504230, необходимо соблюдать следующие инструкции:
- необходимо заполнить каждую клеточку бланка, если не оговорено иное;
- запрещается делать пометки или стирать что-либо на документе. Если была допущена ошибка, следует использовать чистый бланк или написать «исправлено». Помимо этого, рядом с отметкой об исправлении необходимо указать дату и подписи всех членов комиссии.
Относительно выполнения текста, здесь все аналогично. Допускается использование одного из двух методов: ручной с помощью синей или черной шариковой ручки (но не карандаша) и печатным с помощью компьютерных средств. Выбор должен быть сделан председателем комиссии. Следует отметить, что оба варианта будут иметь одинаковую юридическую силу при условии подписания всеми членами комиссии. На практике ответственный сотрудник заранее приготавливает пустую форму для заполнения и вносит в нее информацию вручную в процессе процедуры.
Объясняем, как правильно заполнить документ 0504230
Форма 0504230 состоит из двух страниц, причем вторая страница находится на оборотной стороне. Бланк можно разделить на три основных элемента: реквизиты, информация о материальных запасах и подписи уполномоченных лиц. Важно уделить должное внимание каждому из этих элементов для соблюдения законности процедуры.
В первую очередь необходимо обратить внимание на реквизиты. В шапке документа следует указать следующие моменты:
- Указать приказ руководителя, который утверждает форму 0504230;
- Присвоить акту уникальный номер для его хранения и документооборота;
- Написать полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы (ОАО, ПАО и прочее);
- Указать дату составления акта (день, месяц, год) и место (населенный пункт);
- Указать ИНН, КПП и код фирмы согласно классификатору.
В данном документе представлен перечень сотрудников комиссии, указаны их ФИО и должности в соответствии со штатным расписанием. Кроме того, здесь приведена ссылка на приказ начальника, на основании которого была создана комиссия.
Следующий этап — заполнение таблицы с информацией о расходе материальных ресурсов. В таблице заполняются все столбцы, где указывается:
- наименование продукции;
- количество, цену, стоимость;
- дебет и кредит.
После перечисления всех материалов, подлежащих списанию, комиссия утверждает список в заключении. После того, как все данные будут указаны, можно переходить к этапу подписания. Все члены комиссии, без исключения, должны поставить свои подписи (с расшифровкой) на официальной бумаге. Затем документ передается в бухгалтерию для проведения учетных мероприятий.
Как правильно составить акт о списании материалов
Этот документ обязательно должен содержать информацию о предприятии и членах комиссии по списанию. В нем должны быть указаны должности, фамилии, имена и отчества участников комиссии, а также подробный список списываемых материалов, включая количество и стоимость (поштучную и общую) каждого из них, а также причины списания. Комиссия назначается в отдельном приказе руководителя организации, в котором также указывается председатель комиссии. После внесения всех данных в акт по списанию каждый член комиссии должен поставить свою подпись под документом, подтверждая, что вся информация была внесена правильно. По окончании процедуры акт должен быть удостоверен руководителем организации.
Протокол о списании материалов обладает правовым статусом, так как на его основе сотрудники бухгалтерских отделов регистрируют балансовую стоимость списываемых материальных ценностей, а также фактические убытки предприятия от их потери. Эти данные также отражаются в налоговой отчетности юридического лица.
Акт не имеет стандартного шаблона, поэтому можно составить его в свободной форме или использовать внутренний шаблон организации, учитывая особенности деятельности и потребности. Акт можно оформить на обычном листе А4 или на фирменном бланке организации, предназначенном для бухгалтерии предприятия. При необходимости члены комиссии, как материально-ответственные лица, могут получить копии акта. Печать не обязательна, так как акт относится к внутреннему документообороту и фиксируется в специальном журнале.