Отсутствие законодательной нормы для термина «копия электронной трудовой книжки» (ТК) не мешает ее использованию на бытовом уровне, по аналогии с обычной бумажной ТК, которую периодически требуют для оформления пенсии, загранпаспорта и в других случаях. Владельцы электронных книжек имеют право получить информацию о своей трудовой деятельности в определенной форме. Ее можно запросить в территориальном подразделении СФР или у работодателя.
- Где можно получить электронную копию трудовой книжки
- Как сделать электронную копию трудовой книжки
- Форма СТД-ПФР
- Форма СТД-Р
Форма СТД-ПФР
Социальным Фондом Российской Федерации выдается форма СТД-СФР в ответ на запрос гражданина. Эта форма основывается на информационных ресурсах указанного ведомства. Форма СТД-СФР содержит следующие данные:
- ФИО гражданина;
- дата рождения и номер СНИЛС;
- вид трудовой книжки, выбранный гражданином (бумажный или электронный) и дата подачи соответствующего заявления.
После этого приводится информация о трудовой деятельности гражданина (от момента первого трудоустройства до дня подготовки справки):
- название работодателя;
- дата и вид кадрового события (прием на работу, увольнение, перевод);
- трудовая функция гражданина в указанной компании, ее код (если применимо), структурное подразделение;
- причины расторжения трудового договора;
- документ, на основе которого было произведено увольнение;
- отмена записи в электронной трудовой книжке может быть указана признаком.
Справку подписывает уполномоченное лицо Системы Федеральной Резервной. Если её запрашивают в цифровом виде, документ заверяется квалифицированной электронной подписью.
Форма СТД-Р
Данная форма представляет собой «копию» электронной трудовой книжки, которую выдает работодатель сотруднику. Информация о работе указывается в том же объеме, что и в форме СТД-СФР, но только в отношении работы на данном предприятии. В форме СТД-Р не указываются периоды трудовой деятельности гражданина в других местах. Бумажная копия электронной трудовой книжки заверяется подписью руководителя или его уполномоченного представителя, а цифровая копия — квалифицированной электронной подписью.
В форме СТД-Р требуется указать более подробную информацию о работнике и работодателе, включая наименование, регистрационный номер в СФР, ИНН и КПП.
Более подробную информацию по данной теме вы можете найти на сайте КонсультантПлюс.
У вас есть возможность бесплатно испытать систему в течение 2 дней.Куда необходимо предоставить копию трудовой книжки?
Вопрос о необходимости предоставления копии трудовой книжки может иметь разные ответы. Эта копия подтверждает занятость гражданина (официальное трудоустройство) на определенный срок или настоящий момент. Банки, кредитные организации, пенсионные структуры и другие организации могут запрашивать такие копии.
Как получить копию
Согласно законодательству Российской Федерации в сфере трудовых отношений, работодатель обязан хранить трудовую книжку сотрудника у себя, и предоставлять копию при необходимости.
Работник имеет право получить трудовую книжку только в двух случаях:
- При прекращении трудовых отношений с предприятием.
- По запросу Пенсионного фонда России для обязательного социального обеспечения.
Законодательство Российской Федерации не предусматривает иных случаев выдачи трудовой книжки на руки. Если работодатель передаст книжку работнику, он будет нарушать закон, что может повлечь наказание со стороны надзорных органов в сфере труда.
Поэтому, если необходимо предоставить копию трудовой книжки для банка или другой организации, оригинал остается на предприятии.
Если потребуется, работодатель должен оформить копию трудовой книжки для банка и других нужд по письменному заявлению сотрудника.
Вот условия предоставления копии:
- оформление производится бесплатно для работника;
- копия должна быть изготовлена и выдана работнику не позднее, чем через 3 рабочих дня;
- если требуется заверение на копии, должна быть роспись кадровика или другого должностного лица, а также печать организации.
Копию можно предоставить как в электронном виде (сканы листов), так и в виде бумажных ксерокопий. При этом копируются все листы книжки и имеющиеся вкладыши, включая пустые листы.
Если гражданин в настоящий момент не трудоустроен, у него есть возможность самостоятельно сделать копию своей трудовой книжки и принести ее в нужную организацию. В этой организации копию заверит сотрудник, поставит печать и вернет оригинал обратно владельцу.
Где понадобится копия
Ответить на вопрос, зачем нужна копия трудовой книжки, невозможно однозначно. Вот несколько случаев, когда этот документ обязательно потребуется:
- при проведении собеседований при новых попытках трудоустройства;
- в банковских учреждениях при принятии решений о предоставлении кредита;
- при оформлении визы для поездки в другую страну или заграничного паспорта;
- при попытке получить льготу или субсидию в органах социальной защиты.
Вопрос о правилах оформления копии трудовой книжки для целей получения кредита возникает часто на практике. Нет единого правила в этом вопросе, поэтому банки, кредитные и микрофинансовые организации запрашивают образец копии трудовой книжки с разными требованиями.
Обычно банки требуют копии заполненных страниц с подписью заверяющего кадровика и печатью на каждом листе. Важно заметить, что листы книжки пронумерованы, поэтому невыгодные записи невозможно скрыть: при анализе порядка листов это будет замечено сразу.
Копию обычно делают только с одной стороны листа, но можно размещать на листе сразу два разворота. Важно, чтобы размер каждого разворота был не менее 100% от оригинала.
Если последнюю информацию размещают внизу разворота, то необходимо продублировать следующий (пустой) разворот. Это позволит избежать подозрений комиссии по анализу документов о том, что в книжке есть еще неизвестные записи, которые не были предоставлены для изучения.
Последнюю страницу необходимо заверить подписью сотрудника и двойной печатью:
- первая печать делается синими чернилами на копии, указывая, что сотрудник работает в настоящее время;
- вторая печать — на всей странице (как и на предыдущих).
Копия трудовой книжки: когда выдавать, как оформлять
Изучайте все материалы сайта, относящиеся к вашему профилю, начиная с 2010 года.
Для этого подпишитесь на выбранный журнал на полгода или целый год, и тогда:- вы будете получать свежий номер каждый месяц по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте в данной категории, начиная с 2010 года, будут доступны вам в течение срока действия вашей подписки.
А удобный поиск и другие инструменты навигации на сайте помогут вам быстро находить ответы на ваши профессиональные вопросы. Увеличивайте свою квалификацию, статус и заработную плату с нашей помощью!
Рекомендуем вам
Скан-копии: исполнение, архивация?
В нашем адресе мы получаем различные типы документов: бумажные, скан-копии бумажных документов и электронные документы, которые подписаны электронной подписью (ЭП). В связи с пандемией объем скан-копий, поступивших в электронной форме, значительно увеличился благодаря использованию электронных каналов связи. Мы хотели бы узнать, можно ли зарегистрировать эти документы как входящие и направить их на рассмотрение? Учитывая специфику нашего государственного органа, часть документов (скан-копии) будет использоваться для формирования протоколов заседаний, которые впоследствии передадут в государственный архив для хранения. Мы также интересуемся, какие нормативные акты регулируют процесс работы с такими документами?
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Законопроект о замещающем сканировании
Законопроект № 1173189-7, который был внесен в Госдуму РФ более 2 лет назад, предполагает использование технологии замещающего сканирования. Суть этой технологии заключается в создании электронных копий бумажных документов и последующем уничтожении оригиналов, чтобы хранить только электронные копии. Однако, при доработке законопроекта выявились некоторые проблемы. Нам интересно узнать, кто поддерживает эту идею и кто против нее. Кроме того, интересно узнать, как в настоящее время применяется замещающая оцифровка в России и за рубежом. И наконец, что ждет нас в будущем в этой области?
Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС» и эксперт ИСО, расскажет о том, как отправлять документы своим сотрудникам по почте.
Как отправить документы своему работнику по почте
Разъяснение различий в оформлении и правовой силе между оригиналом, дубликатом, копией, нотариально заверенной копией и выпиской из документа. В данном материале демонстрируется правильное оформление бумажной и электронной копий бумажного оригинала, бумажной копии электронного оригинала и выписки — какие отметки ставятся на таких документах и что регистрируется в системе электронного документооборота.
профессиональный управляющий документами, документовед, гость-лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Как оформить и нотариально заверить оригиналы и копии документов
Наглядно демонстрируем, как выполнить прошивку листов документа, какие сведения включить в заверительную надпись при сшиве оригинала, копии или многостраничного документа (например, договора, акта, протокола). Также рассказываем о том, как заверить копию и что указать в случае, если оригинал, с которого она сделана, не приложен к делу. Особенности заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если требуется заверить большое количество копий, рекомендуется оформить распоряжение руководителя о передаче этого права другим сотрудникам – показываем примеры соответствующего приказа, доверенности и фрагмент инструкции по делопроизводству. Данное право может быть предоставлено даже нештатным сотрудникам. Публикуем опыт компании СКБ Контур,
руководитель отдела документационного обеспечения СКБ Контур
Использование печатей с умом
Какие документы требуют оттиска печати и какой именно оттиск следует использовать (что включать в него, а что нет). Какие разновидности печатей существуют и каково значение понятий гербовая печать, реестровая печать, основная печать, круглая печать, дополнительная печать, печать специального назначения. Какие виды печатей имеют право использовать различные организации. Может ли быть несколько основных печатей. Как изготовить наиболее защищенный от подделок оттиск печати. Каким образом привести в порядок использование различных видов печатей в организации (основной печати, печати «для договоров», печати «для таможенных документов» и т. д.). Показаны примеры формы приказа о введении печати в обращение и вывода ее из обращения, журнала выдачи (учета) печатей, акта об уничтожении печати комиссией.
кандидат исторических наук, доцент Российского университета транспорта
Справочные документы, копии и выписки из оригиналов
Каковы цели и правила формирования справок, выписок и заверенных копий документов? Подробно рассмотрены состав используемых элементов, приведены примеры оформления.
Екатерина Каменева, специалист в области документационного обеспечения управления, поделится информацией по следующей теме:
Скан-копии: нужно ли их делать и как с ними поступать?
В наш адрес нам приходят различные типы документов: бумажные копии, сканы бумажных документов и электронные документы с электронной подписью. В связи с пандемией объем скан-копий значительно вырос, поступая в электронной форме через электронные каналы связи. Можно ли регистрировать эти документы как входящие и передавать на рассмотрение? Учитывая специфику нашего государственного органа, некоторые документы (скан-копии) будут использоваться для составления протоколов заседаний и отправляться в государственный архив для хранения. Какие нормативные акты регулируют процесс работы с этой категорией документов?
Вера Иритикова — профессиональный управляющий документами, документовед, и приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Заверенная копия трудовой книжки: образец
Ниже представлена удостоверенная копия образца трудовой книжки, которая используется в случае, когда исходный документ включен или зачислен в список дел. Вы можете бесплатно скачать эту удостоверенную копию трудовой книжки по ссылке:
Пример документа Скачать бесплатно
Правильная копия трудовой книжки без включения в список дел
Если исходный документ не включен в список дел, то правильная копия трудовой книжки будет иметь немного другую надпись о заверении, в которой указывается другое место нахождения подлинного документа:
Обычно текущий работодатель является местом хранения документа о трудовом пути любого наемного сотрудника.
Копия трудовой книжки руководителя
Существуют определенные проблемы и сложности при подтверждении копии трудовой книжки руководителя. Это связано с его двойным статусом — он является и работником, и исполнительным органом. Именно поэтому в большинстве случаев генеральный директор самостоятельно заверяет свои документы. Трудовое законодательство не исключает такую практику, и инструкции по делопроизводству и документообороту не запрещают ее использование.
Если руководитель не может удостоверить копию документа самостоятельно, он имеет право передать эти полномочия кому-то другому, выдав ему правильно составленную письменную доверенность. Эта доверенность должна быть подписана директором и скреплена печатью, если таковая существует.
Запрос налоговой инспекции на копирование
Никто не сомневается в том, что при проведении проверок налоговая инспекция старается контролировать все возможные операции в рамках своей компетенции. Особое внимание обращается на связь персонала с контрагентами их работодателя, с целью выявления взаимозависимости, которая влияет на налоговую базу и, в конечном итоге, на сумму налоговых платежей в бюджет. В связи с этим, проверяющие органы запрашивают персональные данные сотрудников, а также копии их трудовых документов.
Ни юридическое лицо, ни индивидуальный предприниматель, ни физическое лицо не имеют права отказаться предоставить запрашиваемую информацию. Поэтому, перед тем как передавать копию трудовой книжки налоговому инспектору, следует обеспечить ее правильное заверение, о котором уже было сказано в предыдущем тексте.
Копирование данных об уволенных сотрудниках
При участии в торгах работодатель может запросить от гражданина отсканированный образ документа о стаже человека для предоставления его контролерам при проверках. Это поможет избежать лишних проблем, споров и разбирательств с контролирующими органами.
Также относится к запросам на получение информации, поступающим от клиентов по конкурентным торгам. Важно получить согласие от владельца документа, которое может быть предоставлено в письменной форме или в виде файла с электронной подписью.