Авансовый отчет в программе 1С: Подробная инструкция на 2024 год

Из моего опыта работы с начинающими бухгалтерами стало ясно, что оформление авансовых отчетов вызывает определенные трудности в начале карьеры.

Сегодня мы рассмотрим основы этого процесса и приведем наиболее популярные случаи из жизни. Все демонстрации будут проводиться в программе 1С:Бухгалтерия 8.3 (версия 3.0).

• Выдача наличных средств из кассы
• Выдача безналичных средств
• Выдача денежных документов
• Отчет сотрудника
• Реальные примеры авансовых отчетов

Мне необходимо сообщить вам о том, что 71 счет в бухгалтерии отвечает за расчеты с подотчетными лицами:

Выдача активов отражается на дебете этого счета, а списание — на кредите.

Допустим, мы выдали 5000 в качестве подотчетных денежных средств:

Дт 71 Кт 50 5000

Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов, например, за электричество:

Дт 26 Кт 71 5000

Почему я упомянул активы? Потому что мы можем выдавать работнику:

• Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
• Перевод безналичных денежных средств с расчетного счета организации на карточный счет сотрудника
• Использование денежных документов, например, билетов на самолет для командировки

Давайте рассмотрим каждый из приведенных примеров.

Командировки и авансовые отчеты в 2024

Почему важно отличать командировку от поездок и разъездной работы

Командировка, или служебная командировка, представляет собой поездку работника с целью выполнения задания, которое ему было поручено работодателем. Командировка проходит за пределами постоянного места работы и имеет определенную продолжительность. Она оформляется приказом (согласно статье 166 части 1 и статье 312.6 части 3 Трудового кодекса Российской Федерации).

Следовательно, когда сотрудник отправляется в командировку на один месяц, потом отдыхает неделю в отпуске, а затем снова уезжает в командировку на месяц, то, вероятнее всего, его работа осуществляется по системе вахты, а не в рамках командировки. Это означает, что согласно заявлению работника, суд может обязать работодателя выплатить дополнительное вознаграждение за работу по системе вахты, а также оплатить фактически отработанное время. Работа по системе вахты считается таковой, если она соответствует критериям, установленным статьей 297 Трудового кодекса РФ, даже если работодатель не устанавливал систему вахты, как объясняет Верховный суд в Обзоре от 26.02.2014 года.

В рамках командировки работник получает:

• Среднюю заработную плату, а не фиксированный оклад. Поэтому некоторые работники могут заработать в командировке меньше, чем при обычной работе.
• Расходы на командировку — суточные, проезд и проживание (согласно статье 168 Трудового кодекса РФ). Работодатель может устанавливать и оплачивать другие дополнительные виды расходов на командировку. При этом работодатель не платит страховые взносы и не удерживает НДФЛ с суммы командировочных расходов (согласно пункту 1 статьи 217 и пункту 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ).

Сравним. Директор едет в Сочи за счет компании. Если ему оформить отпуск, компания оплатит стоимость билета, страховые взносы и удержит НДФЛ. Если же оформить командировку, компания оплатит только стоимость билета и сэкономит на страховых взносах и НДФЛ.

Для того чтобы предотвратить уклонение фирм от уплаты взносов и НДФЛ и защитить интересы работников, налоговые органы и инспекции труда осуществляют проверки работодателей. Поэтому очень важно различать командировку и обычные поездки.

• Поездки проводника поезда «Москва — Лабытнанги». Это поездка, связанная с работой сотрудника, которая выполняется во время передвижения.
• Путешествие курьера или водителя. Это поездка, несущая служебный характер, организованная для работника, занятого постоянными передвижениями по своей работе.
• Работа вахтовым методом.
• Путешествие работника, занятого на дистанционной работе, в пределах населенного пункта, где он выполняет свои обязанности. Это подтверждается письмом Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1.
• Поездки работника, заключившего договор на оказание услуг, договор ГПХ или работника, выполняющего самозанятую деятельность.
• Единичные поездки в другой город, не являющиеся регулярными. В противном случае, в соответствии с позицией Минтруда, они рассматриваются как работа с разъездным характером, а не командировка. Например, это относится к электромонтерам, которые постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков. Письмо Минтруда России от 02.09.2020 № 14-2/ООГ-14185.
• Если в трудовом договоре указано «обособленное подразделение», то поездки в такое подразделение головной организации являются обязательными. (абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках, Письмо Минтруда России от 17.11.2017 № 14-2/В-1012).
• Дистанционный работник, находящийся в другом городе, может отправиться в офис работодателя. (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).

Самые распространенные ошибки при оформлении командировок и авансовых

Ошибка № 1. Бухгалтер принимает чеки без проверки

Если работник приобретает поддельный бензиновый чек в интернете и предоставляет его бухгалтеру, то бухгалтер включает этот чек в авансовый отчет и учитывает его сумму в налоговом учете. Однако, когда налоговая проверит чек, она обнаружит его недействительность и не позволит учесть затраты при расчете НДС и налога на прибыль.

Как предотвратить: Проанализировать суммы и наименование товара в чеке сотрудника с данными налоговой. Для этого необходимо указать данные вашего чека на веб-сайте налоговой организации.

Возможно автоматизировать проверку чеков в Saby (СБИС). Приложение проверяет подлинность чека по фотографии и сайту налоговой организации, вносит информацию в авансовый отчет и отправляет его бухгалтеру для утверждения.

Ошибка № 2. Неправильное определение срока командировки кадровым работником

Сотрудник улетел в командировку 1 марта в 23:00, а кадровый работник оформил приказ о командировании с 2 марта. Налоговая организация не признает расходы на оплату билета командировочными.

Как предотвратить: Оформляйте командировку с момента вылета. В данном примере это 1 марта.

Ошибка № 3. Руководитель не указал цель командировки в документах

Работнику было поручено посетить 10 клиентов, но он успел навестить только 2. В результате его наказали выговором. Однако суд отменил это дисциплинарное взыскание, так как нигде не было зафиксировано, какой целью он был отправлен в командировку.

Чтобы избежать такой ситуации: необходимо четко определить и описать цель командировки, например, в приказе о направлении в командировку.

Ошибка № 4. Не учитывают права на отказ от командировки

Одна из сотрудниц отказалась ехать в командировку и была наказана выговором. Но только после этого она сообщила о своем праве на отказ от командировок, предоставив справку о беременности и написав жалобу в инспекцию труда.

Чтобы избежать такой ситуации: необходимо прописать в ЛНА (локальный нормативно-правовой акт) компании, что работник может предоставить документы, подтверждающие его право на отказ от командировок.

Ошибка № 5. Оформление документов о командировках на бумаге и ксерокопирование чеков

Бухгалтер, рабочий, его руководитель заполняют до 9 разновидностей бумажных текстов: служебное поручение, план поездки, указание на командировку, командировочное удостоверение, отчет о предварительных расходах, путевой лист, служебная записка, отчет о командировке, указание на продление командировки и так далее.

Вебинар «Электронное заполнение командировок»

Что такое командировка, чек-лист для оформления командировок и как перейти на электронное заполнение командировок

Как заполнить отчет о предварительных расходах в 1С 8.3 Бухгалтерия: подробная инструкция

В экономической деятельности практически каждой организации имеются операции выдачи денег сотрудникам из кассы предприятия, за которые последние должны либо отчитаться, либо вернуть полученные деньги в кассу.

В этой статье мы рассмотрим несколько примеров операций, связанных с учетом средств, переданных по отчету, выдачей денег из кассы, а также с возвратом сотрудником ранее полученных и неиспользованных средств. Особое внимание будет уделено особенностям учета таких операций и возможным крайним ситуациям, встречающимся на практике.

В соответствии с действующим законодательством получателем выдаваемых средств по отчету может быть как работник предприятия, то есть физическое лицо, с которым заключен трудовой договор, так и лицо, с которым заключен договор гражданско-правового характера, например, подрядчик, выполняющий работы по такому договору.

В качестве программной системы для моделирования операции, позволяющей сформировать отчет по авансам, мы будем использовать конфигурацию 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.

Выдача средств по отчету

Порядок предоставления денежных средств по отчету регулируется положением о порядке осуществления кассовых операций от 12.10.2011 № 373-П.

Основание для предоставления является заявление подотчетного лица. Заявление обязательно должно содержать собственноручную подпись руководителя о сумме и сроке, на которые предоставляются наличные деньги, а также его подпись и дату.

В программе 1С 3.0 предоставление денежных средств сотруднику/отчет осуществляется:

Путем заполнения «Расходного кассового ордера» с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу»;

Во всех документах, связанных с предоставлением денежных средств по отчету с соответствующими видами операций, присутствует обязательное поле «Получатель». В этом поле необходимо выбрать работника из справочника «Физические лица», которому предоставляются (перечисляются) денежные средства.

Независимо от способа выдачи денежных средств под отчет – наличными из кассы или безналичным переводом на р/с сотрудника (на карту), суть хозяйственной операции остается неизменной. В программе 1С Бухгалтерия учет денежных средств, выданных под отчет, осуществляется на счете 71: ДС 71 счет (по дебету) взаимодействует счетом 50 или 51 (по кредиту) в зависимости от способа выдачи денег.

Как оформить авансовый отчет

Так как денежные средства выдаются по заявлению сотрудника, можно сделать вывод, что организация не обязана принимать отчет от сотрудника, которому ранее не были выданы денежные средства под отчет (или выдавались, но для других целей). В этом случае информация о затратах сотрудника не отображается в системе.

Для создания нового документа «Авансовый отчет» необходимо перейти в раздел «Банк и касса», затем выбрать команду «Авансовые отчеты».

Обязательно необходимо указать в шапке документа информацию о том, кому и от какой фирмы были выданы денежные средства, которые сотрудник должен отчитать.

В документе также присутствуют необязательные поля, которые можно заполнить для печати авансовых отчетов (печатная форма АО-1) или приходных ордеров (печатная форма М-4), если в отчете указаны приобретенные сотрудником товары.

Если вам нужно изменить или дополнить печатные формы, обратитесь к нашим специалистам, и мы сможем быстро предоставить услуги по доработке 1С.

Авансовый отчет позволяет отразить разнообразные расходы сотрудника:

• Приобретение товаров и материалов (используется табличная часть «Товары»). Функционал авансового отчета дублирует возможности документа «Поступление товаров и услуг».
• Оформить возврат тары (раздел «Возвратная тара»);
• Зафиксировать оплату ДС поставщику за предстоящие поступления или ранее поставленные товары/услуги (раздел «Оплата»). Отличие данной операции от операции закупки товаров состоит в том, что при отражении операции в разделе «Товары» бухгалтеру необходимо указать конкретные значения, выбрав их из справочника «Номенклатура», в то время как при отражении расходов по денежным средствам в разделе «Оплата» достаточно указать сумму и получателя. Также можно указать в свободной форме данные входящего документа и содержание операции. Эти данные будут использованы при заполнении печатной формы Авансового отчета (АО-1).
• Отразить прочие затраты (раздел «Прочее»). В разделе можно указать прочие затраты, указав счета учета расходов вручную.

Особое внимание следует уделить категории «Авансы», где требуется перечислить все документы, по которым были выданы денежные средства сотруднику для последующего отчета.

В соответствии с действующим законодательством, сотрудник, получивший денежные средства для использования, обязан представить отчет об их использовании в течение трех рабочих дней с момента окончания срока выдачи. Если срок выдачи средств не указан явно (он может быть указан в общем приказе для всех сотрудников или уточнен руководителем в заявлении о выдаче денежных средств), то отчет должен быть представлен в течение трех дней с момента выдачи денежных средств.

Сумма выданных денег и сумма, потраченная сотрудником по отчету, могут не совпадать:

• Если компания признает факт перерасхода на основании Авансового отчета, то формируется кредитовое сальдо на счете 71 суммой перерасхода, которое можно погасить, выдав денежные средства сотруднику.
• Если у сотрудника остается остаток денежных средств, он может оформить их использование в новом авансовом отчете или вернуть неизрасходованную сумму.

Если у вас возникли вопросы по работе с авансовыми отчетами, обратитесь к нашим специалистам по сопровождению программы 1С:Предприятие. Мы с удовольствием поможем вам!

Возврат неиспользованных средств в кассу предприятия

Возврат денежных средств производится с помощью «Приходного кассового ордера/Возврат от подотчетного лица» или зачислением на расчетный счет организации.

Один из особых аспектов операции возврата неиспользованных денежных средств подотчетным лицом на расчетный счет организации (путем безналичного расчета) состоит в том, что такая операция не регулируется действующим законодательством, поэтому желательно исключить ее из сферы хозяйственной деятельности. В экстремальном случае можно попытаться установить порядок таких расчетов в локальных нормативных актах, например, выпустить приказ о правилах выдачи и возврата неиспользованных средств подотчетниками путем безналичного расчета.

Практическое руководство по составлению авансового отчета в программе 1С 8.3.

как правильно заполнять авансовый отчет,

какие документы необходимо предоставить для составления авансового отчета.

Ответы на эти вопросы вы найдете в наших статьях. Мы подготовили для вас подробные материалы по данной теме, которые помогут вам разобраться в основных принципах и правилах составления авансовых отчетов.

какими документами должно быть подтверждено использование полученной суммы,

кому можно предоставлять денежные средства в подотчет.

Давайте разберемся во всем подробнее. Итак, сотрудник получил деньги в подотчет для нужд организации.

НАЧНИТЕ С ПЕРВЫХ ШАГОВ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ!

Успейте записаться на экспресс-курс «Основы бухгалтерского учета + 1С 8.3» за 499 рублей.

ФИНАНСОВЫЙ РЕЗУЛЬТАТ, ОБОРОТНО-САЛЬДОВАЯ ВЕДОМОСТЬ, УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ, БАЛАНС, УЧЕТ НДС

Цели предоставления денежных средств в подотчет

Рассмотрим, для каких целей можно предоставлять деньги в подотчет. Это могут быть:

• командировочные расходы,
• приобретение материалов или канцелярских товаров,
• оплата топлива и других административно-хозяйственных нужд.

Сотрудник обязан представить отчет об использовании полученной суммы в течение трех дней со дня:

• возвращения из командировки,
• Денежные средства, выданные на оплату услуг связи, закончились в указанный срок.
• После отпуска или болезни сотрудника, если срок истек в этот период, он может выйти на работу.

Для отчетности об использовании авансовых денег использовать форму АО-1.

Итак, приступаем к выполнению практической работы.

Бухгалтер организации выдал сотруднику Пригожину наличные денежные средства для оплаты услуг связи 6 января.

Сотрудник представил подтверждающие документы и отчитался о потраченной сумме 8 января.

Выдача денежной суммы в подотчет

Сначала совершаем выдачу денег в подотчет в программе 1С.

Нажимаем на кнопку Выдача

Заполняем расходный кассовый ордер

Заполните все поля, указав полностью ФИО подотчетного лица, его реквизиты, вид операции, статью расходов и основание выдачи авансовых средств. После заполнения нажмите кнопку Провести.

После проведения документа, проверьте сформированную проводку.

Операция характеризует образовавшуюся задолженность сотрудника по Дт сч. 71.01.

При выдаче денег сотрудник должен был расписаться в расходном кассовом ордере.

Наш совет для профессионалов!

Работать в программе 1С 8.3. гораздо проще, чем кажется! И практический пример помогает лучше усвоить материал.

Таким образом построен курс-практикум «Работа в программе 1С: Бухгалтерия 8.3. Учет хозяйственных операций», который включает все аспекты бухгалтерского и налогового учета.

• Осуществление операций по начислению и выплате заработной платы
• Формирование операций по движению материалов и основных средств
• Выполнение расчетов по НДС, формирование регистров и проведение регламентных операций
• Осуществление операций по обслуживанию контрагентов и сверке платежей
• Формирование прочих отдельных операций во всех сферах бухгалтерии

Порядок составления авансового отчета в программе 1С 8.3 Бухгалтерия

Руководитель группы «Бухгалтерия и отчетность» на ресурсе buhsoft.ru. Профессиональный опыт работы бухгалтером в федеральной компании с региональной сетью составляет 13 лет. Имеет опыт прохождения налоговых и аудиторских проверок. Специализация — составление бухгалтерской и налоговой отчетности.

Организации регулярно предоставляют своим сотрудникам средства на подотчет. Данные деньги используются работниками для различных хозяйственных нужд, включая командировочные расходы, почтовые расходы, покупку канцелярских товаров и основных средств. Для отражения этих расходов существует документ, называемый авансовым отчетом. В данной статье мы расскажем о том, как составить авансовый отчет в программе 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово, а также как правильно оформить суточные расходы в авансовом отчете.

Авансовый отчет заполняется для каждого сотрудника, которому были выданы денежные средства под подотчет. Он состоит из двух основных разделов:

• раздел, отражающий сумму задолженности либо организации перед сотрудником (в случае перерасхода), либо сотрудника перед компанией;
• раздел, указывающий сумму денег, выданных по авансовому отчету;
• общая сумма расходов по авансовому отчету;
• остаток задолженности по сотруднику на момент составления отчета.

Шаг 1. Откройте в окно «Авансовые отчеты» в 1С 8.3

Зайдите в раздел «Банк и касса» (1) и кликните на ссылку «Авансовые отчеты» (2).

После открытия окна, вы увидите список всех авансовых отчетов. Чтобы создать новый авансовый отчет, нажмите на кнопку «Создать» (3).

Откроется окно для составления авансового отчета. Оно имеет такой вид:

Шаг 2. Заполните основные данные авансового отчета в 1С 8.3

В верхней части авансового отчета заполните следующие поля: «Организация» (4), «Подотчетное лицо» (5), «Склад» (6). Если подотчетник приобретал товары или оборудование, заполните поле «Склад».

Авансы

На вкладке «Авансы» (8) укажите суммы, выданные подотчетнику. Чтобы заполнить поле «Документ аванса», выберите нужный расходный кассовый ордер из списка. Сумма аванса будет заполнена автоматически.

Товары

В случае, если подотчетник приобретает товары или материалы, необходимо указать их наименование и стоимость в разделе «Товары» (9). В поле «Документ (расхода)» следует указать вид документа, по которому были получены ценности, его номер и дату. В разделе «Номенклатура» необходимо указать наименование товаров или материалов, которые были приобретены подотчетником по данной накладной. Также необходимо заполнить поля «Количество» и «Цена». Значение для поля «Сумма» в авансовом отчете будет рассчитано автоматически в программе 1С 8.3. В зависимости от вида товаров (товары, материалы, основные средства), поле «Счет учета» также будет определено автоматически в программе 1С 8.3.

Оплата

Если сотрудник, ответственный за отчетность, оплатил товары или услуги из средств, выданных ему находящимися под его отчетностью, то в системе 1С 8.3 необходимо заполнить раздел «Оплата» (10) авансового отчета. В поле «Документ (расхода)» следует указать тип документа, за который была произведена оплата. В поле «Контрагент / договор» нужно выбрать поставщика и указать договорные данные с ним. В поле «Содержание» следует указать цель оплаты, например, «Оплата за приобретение аккумуляторных батарей». В поле «Погашение задолженности» нужно выбрать документ, по которому была произведена оплата. Также необходимо указать сумму оплаты в поле «Сумма».

Дополнительная информация

Если вы хотите заполнить вкладку «Прочее» (11) авансового отчета в 1С 8.3, значит, подотчетное лицо делает отчет по командировке, а также отчитывается о расходах на транспорт, почту и другие расходы, которые не указаны в предыдущих вкладках. Аналогично предыдущим вкладкам, вам нужно заполнить «Документ расхода». В поле «Номенклатура» выберите расходы, по которым подотчетник делает отчет, и укажите сумму расхода (в поле «Сумма»). Поле «Счет затрат» в авансовом отчете в 1С 8.3 будет заполнено автоматически.

Шаг 4. Сохраните и распечатайте авансовый отчет из 1С 8.3

Когда вы заполнили все поля авансового отчета в 1С 8.3, вы можете провести и распечатать отчет. Нажмите кнопку «Провести» (12). Теперь учет содержит бухгалтерские записи по авансовому отчету. Чтобы распечатать документ, нажмите кнопку «Печать» (13).