Если работник переходит на ведение электронной трудовой книжки (ЭТК), то ее печатная версия выдается работнику по его требованию и увольнению.
Как заверить трудовую книжку в 2021 году Электронный способ хранения документов:
Копии распечатанных трудовых книжек.
Как заверяется копия трудовой книжки, если документ хранится в печатном виде:
1. в оригинал трудовой книжки подшивается копия всех заполненных страниц, включая титульные листы и вкладыши.
2. далее возможны два варианта.
Если копия передается в другую организацию, в реестре аккредитации должна быть указана информация об опытной площадке. Кроме того, можно указать, что сотрудник все еще работает в этой должности (эта информация не является обязательной). Также должна быть указана дата выдачи копии.
Какой надписью будет заверена трудовая книжка в 2021 году — Образец:
Пример.
Сведения о переводе на работу, другую постоянную работу, о квалификации, об увольнении (ссылки на обоснование и положения, пункты законодательства)
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
Как внести изменения в трудовую книжку
Срок действия заверенной копии трудовой книжки
В законе не указан срок действия копии трудовой книжки. Этот срок может быть ограничен организацией, в которую работник представляет копию. Например, банки при выдаче кредита требуют копию сроком менее одного месяца. А при получении загранпаспорта срок составляет две недели. Кроме того, сотрудник может быть проинформирован об ограничениях в любое время.
Чтобы узнать о разных возможностях системы «Главбух», скачайте образец оформления в трудовой книжке.
Копия трудовой книжки за 2024 год: как проверить
Вышли новые стандарты по заверению документов, в том числе процедуры и стандарты по заверению копий, действующие до 2024 года. Поэтому в 2024 году трудовые книжки должны быть заверены по-новому. В этой статье рассмотрены случаи, когда трудовые книжки необходимо заверять, а также приведены основные правила такой заверки.
Изменения в трудовых книжках
Заверение трудовой книжки с учетом требований ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 (Приказ Росстандарта от 25. 05. 2017 № 435-ст). Для внешних пользователей необходимо указать место хранения оригиналов. В этом месте была сделана копия с указанием дела, номера и года. Отметки подтверждаются штампом или печатью работодателя. Для внутреннего пользования достаточно написать на копии «Верно», указав должность проверяющего и подпись на выписке, а также дату ее заверения.
Редакция системы сообщает, что: ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 является рекомендуемым (ст. 4 п. 1 162-ФЗ закона от 29. 06. 2015). Однако безопаснее заверять копию документа с учетом требований. То, что копии нужно заверять по ГОСТу, подтверждает судебная практика (вопрос 2 изменений в судебную практику, утвержденных определением Верховного суда от 20 июня 2012 года). Чтобы блокировать различия между сотрудниками и внешними пользователями, используйте новый ГОСТ при заверении копий документов, содержащих сведения о сотрудниках. Например, копии трудовых книжек, приказов о приеме на работу или увольнении. В противном случае документ не будет принят, и есть риск, что трудовая инспекция наложит штрафы на неправильно заверенные документы. Работодатель обязан выдать надлежащим образом заверенную копию (ст. 62 ТК РФ, письмо Роструда от 20 декабря 2012 г. № ПГ/9518-6-1). Аналогичное требование о выдаче документов работника содержится в постановлении Верховного суда СССР от 8 августа 1983 г., п. 9779-X.
Согласно рекомендованному ГОСТу, копии документов имеют два варианта сигнала — для внутреннего или внешнего пользователя (п. 5. 26 ГОСТ Р 7. 0. 97-2016).
Инструкции и модели для кадровых документов в системе «Главбух
Зачем нужно заверять копии?
Сотрудник может сам запросить копию своей трудовой книжки. Для этого он должен обратиться к директору с заявлением о выдаче ему надлежащим образом заверенной копии трудовой. В этом случае работнику не нужно объяснять, зачем ему нужен этот документ. Часто такие документы предоставляются в банк для получения кредита или в группу социального страхования для получения определенных льгот. По всем этим причинам работники имеют право хранить молчание.
Трудовая книжка должна быть заверена, а ее копия выдана работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления. Этот срок указан в статье 62 Трудового кодекса РФ.
Работодатели также могут потребовать заверенную копию трудовой книжки при подаче документов в службу социального страхования для возмещения стоимости выплаченных пособий. Данные трудовой книжки подтверждают стаж, используемый для расчета пособий.
Следует отметить, что существует судебная практика, указывающая на то, что при подаче документов в ФСС для возврата пособий стаж уволенных сотрудников может не подтверждаться копией трудовой книжки (например, в Российской Федерации, регулируемой Верховным судом РФ. Однако, чтобы не доказывать свою правоту в суде, рекомендуется подстраховаться и оставить у себя копию трудовой уволенного сотрудника.
Образец заверения трудовых книжек для банков и других сторонних организаций
Нередко сторонние организации, в частности банки, предъявляют дополнительные требования к предоставляемым копиям трудовых книжек. Например, они просят сделать запись на последней странице. ‘Он продолжает работать и сейчас’. Менеджер по персоналу Громова Е. Е. Громова. 12. 01. 2024 г. Отпечатано».
Конечно, согласно требованиям ГОСТа, такого файла быть не должно. Однако без него документ будет неприемлем для работника, а значит, не может быть одобрен, например, в случае с ипотечным кредитом. В этом случае тяжба с банком бессмысленна, а виноват в ней сам сотрудник. Поэтому целесообразно сделать копию в соответствии с требованиями. Это не преступление, но сбережет нервы всем.
Новые требования и новые обязанности для штатных сотрудников
В программе собраны все изменения в профессиональной деятельности на 2023-2024 годы. отчетность, медосмотры, воинский учет и учет льгот для сотрудников-инвалидов.
Получите демо-доступ и узнайте все бесплатно в течение трех дней.
Специальный календарь позволяет фиксировать выдачу документов сотрудникам. Это позволяет застраховаться от потери копий.
Как сделать копию трудовой папки, если работник сменил фамилию после увольнения
Департамент труда в письме от 01. 02. 2023, 14-6/ООГ-726, предлагает указывать прежние фамилию, имя, отчество, фамилию. Затем измененные пункты убираются в одну строку и перечисляются новые. Ссылка на документ внутри обложки тетради.
Обратите внимание, что заверенные копии трудовой книжки могут быть выданы только работникам. Третьим лицам она может быть выдана только на основании надлежащим образом оформленной доверенности.
Как восстановить пропущенную трудовую книжку
Как исправить ошибки в трудовой книжке
Срок выдачи копий работникам
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, кадровик обязан выдать заверенную копию трудовой книжки в течение трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления (обращения). Срок исчисляется со следующего дня после подачи заявления. Например, работник подал заявление на 12-й день, а документ должен быть выдан до 15-го дня.
Если есть возможность выдать документ раньше, можно сделать это даже в день подачи заявления, запрета нет. Однако если срок увеличится, работодателю грозит штраф, если ситуация дойдет до регулятора (ст. 5. 27 КоАП РФ).
Как правильно заверять копии трудовых книжек для сотрудников в 2022 году: образцы
Трудовые книжки в 2022 году: образцы для банков и других организаций
