1. письма должны быть напечатаны на белой или светлой бумаге формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм). 2.
Лист должен иметь как минимум следующие поля: 2.
Дата письма — это дата его подписания. Дата должна быть написана арабскими цифрами в порядке «день», «месяц» и «год». День и месяц состоят из двух наборов арабских цифр, разделенных точкой, а год — из четырех арабских цифр.
Например, дата 5 июня 2007 года будет записана как «06. 05. 2007».
Для форматирования дат можно использовать метод словесных чисел. ’05 июня 2003 года’.
Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из порядкового номера, к которому может быть добавлен индекс (например, инициалы начальника отдела). Регистрационный номер письма, подготовленного совместно двумя или более учреждениями, состоит из регистрационного номера письма каждого учреждения, разделенных косой чертой.
5. ссылка на полученное письмо.
(Передача) Ссылки на регистрационный номер и дату письма включают номер и дату письма, на которое дается ответ.
Получателем является организация, ее структурные подразделения, сотрудники или физические лица. Если письмо адресовано сотруднику, то перед фамилией необходимо написать инициалы. Название организации и ее структурных подразделений пишется условно.
Фирменное наименование акционерного общества.
Должность лица, которому адресовано письмо, следует писать в именительном падеже. Пример.
Фирменное наименование акционерного общества.
Фирменное наименование акционерного общества.
В письмах не должно быть более четырех адресатов. Слово «копия» не должно быть написано перед вторым, третьим или четвертым адресатом. При большом количестве адресатов необходимо составить список получателей письма.
Данные о получателе могут включать адреса. Адреса перечисляются в порядке, указанном в Правилах оказания почтовых и коммуникационных услуг.
Если письмо адресовано организации, адрес следует указывать после ее названия следующим образом.
Фирменное наименование акционерного общества.
Ярославский проспект, д. 12, Ярославль, 150001.
Если письмо адресовано физическому лицу, укажите фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес. Пример.
Тексты символов должны быть выполнены в виде таблиц, связных текстов или комбинаций этих структур.
Колонки и строки таблицы должны иметь заголовки, представленные существительными именительного падежа. Подзаголовки колонок и строк должны соответствовать заголовку. Если таблица печатается более чем на одной странице, столбцы таблицы должны быть пронумерованы, и только часть этих столбцов должна быть напечатана на следующей странице.
Липкий текст обычно состоит из двух частей. В первой части излагаются причины, обоснование и цель написания письма, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации. Текст может содержать заключительную часть (например, просьбу без объяснений).
В тексте письма, составленного на основе документа другой организации, необходимо указать название документа, автора документа, дату составления документа, регистрационный номер документа и его реквизиты. Заголовок текста.
В письмах используются следующие формы заявлений
— От первого лица в форме множественного числа («прошу выслать», «высылаю на экспертизу»),
— от первого лица в единственном числе («Я думаю, что мне это нужно», «Пожалуйста, избавьтесь от этого»),
— в третьем лице единственного числа («компания не возражает», «название ООО считает возможным»).
Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, выглядит следующим образом
Приложение: 2 экземпляра по 5 л.
Если есть приложение, не названное в тексте письма, то указывается его название, количество листов и количество экземпляров. Например, они нумеруются следующим образом.
Приложение: 1. 5 договоров аренды в 2 экземплярах.
2. 2 экземпляра одностраничного акта приема-передачи.
Если приложения сложены в стопку, количество листов не указывается.
Если письмо приложено к другому документу, то к нему также имеется приложение, но наличие приложения отмечается следующим образом
Приложение к письму Министерства внутренних дел Российской Федерации от 5 мая 2007 г. N 02-6/172 и 3 л.
Если приложения отправлены не по всем адресам, указанным в документе, обратите внимание на следующее
Приложение: 3 л. с 5 экземплярами только по первому адресу.
Требования к «Подписи» включают. Должностное наименование лица, подписывающего письмо (полностью, если письмо оформляется не на письме, а в письме, оформленном поверх письма) и подпись (первоначально фамилия), например:
| Руководитель компании ООО «Название компании». | Иванов А. А. |
| {директор} | Иванов А. А. |
Если одно письмо подписано многими сотрудниками, их подписи располагаются друг под другом в порядке, соответствующем занимаемой должности.
| Руководитель компании ООО «Название компании». | Иванов А. А. |
| Главный бухгалтер | М. В. Петров. |
Если документ подписывается многими равными лицами, их подписи должны располагаться на одном уровне.
| Заместитель руководителя отдела продаж | Заместитель менеджера |
| Иванов А. А. | М. В. Петров. |
Оттиск печати определяет события, связанные с финансами, и заверяет подпись сотрудника на документе, подтверждающем право лица на определение других документов, обеспечивающих проверку подлинности подписи.
Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последней страницы документа в левом нижнем углу. Например:
Правильный адрес в профессиональной почте.
Хотите произвести положительное первое впечатление? Когда речь идет о профессиональной переписке, важно общаться профессионально. Узнайте, как составить официальное письмо в профессиональной манере.
В мире бизнеса профессиональные отношения могут привести к долгосрочному сотрудничеству или способствовать развитию преданности клиентов. Когда речь идет о профессиональной переписке, необходимо начать с соответствующего приветствия. Независимо от того, отправляется ли сопроводительное письмо или электронное сообщение, профессиональное приветствие должно присутствовать всегда!
Чтобы помочь в решении этой проблемы, мы подготовили подборку советов и рекомендаций для профессиональных трейдеров, инвестиционных менеджеров и офисных сотрудников. Начните с полезных рекомендаций по правильной идентификации получателей электронной почты.
Указывайте контактные данные
Если вы не используете стандартную папку, укажите имя, должность, название компании и адрес в левом верхнем углу.
(805S — здание — бульвар Арлингтон — название дороги — apt 1a — комната — Арлингтон — город — Вирджиния — штат)
Ознакомьтесь с другими вариантами адресов в папке, напишите свой собственный адрес и посмотрите, как он правильно написан. Конечно, сегодня мало кто отправляет письма в папках, но профессиональная переписка по-прежнему строится на их основе.
Следуйте этим советам о том, как профессионально обратиться к адресату в письме
Сначала укажите свои контактные данные
Если вы хотите, чтобы получатель сразу понял, кто вы и как быстро отправить вам ответ, укажите свои контактные данные. Это чрезвычайно важно. Это особенно важно, если вы хотите получить ответ от адресата.
Многие люди не уделяют должного внимания правильному указанию адреса в сопроводительном письме. Потом они очень медленно осознают это, когда возможность получить работу своей мечты уже упущена.
Укажите дату
Это очень простой шаг, не так ли? Проверьте еще раз свой календарь и не ошибитесь с датой.
Укажите адрес получателя
Это простая, но очень важная деталь. Укажите адрес получателя в левом верхнем углу письма, на несколько строк ниже даты. Полезные примеры, которые можно использовать для правильного указания адреса в профессиональном письме, включают
Включите приветствие
Независимо от того, готовите ли вы письмо для избирателей или профессиональное электронное письмо, формальное приветствие необходимо для всех видов электронной и неэлектронной почты. Давайте рассмотрим основные проблемы, с которыми вы можете столкнуться при выборе приветствия.
Прежде всего, оно должно быть максимально простым: «Привет! ‘Hey!’ Не используйте неформальные приветствия, например, вместо этого выберите один из проверенных вариантов приветствия в профессиональной электронной почте.
‘Dear’ звучит очень формально и старомодно, но все же отлично подходит для писем об увольнении, резюме или писем, представляющих интерес. Если вы знаете пол получателя, используйте приветствие «Dear», за которым следует адрес (K.) и фамилия человека.
Если известно только полное имя, не указывайте адрес. Такой подход является формальным и гендерно нейтральным:
Как обратиться к женщине, если вы не знаете, замужем она или нет? Ответ прост. Не обращайтесь к ней, исходя из ее семейного положения. Вместо «женщина Всегда используйте «миссис» Если у женщины есть профессиональный титул (доктор, профессор и т. д.), выберите его в качестве обращения.
Хотите быть в курсе последних тенденций в профессиональной электронной почте? Ознакомьтесь со статьей «5 самых популярных приветствий в профессиональной переписке 2018 года».
Как уберечься от малознакомых людей в своих электронных письмах? Имя получателя может быть не очень хорошо известно. Особенно если вы отправляете письмо в организацию, с которой никогда не работали. Чтобы выяснить, кому может быть адресовано письмо, проведите небольшое исследование.
Вы всегда можете позвонить в компанию и запросить эту информацию. Другой эффективный способ — поиск в Интернете через Facebook или LinkedIn. Что бы вы ни выбрали, избегайте таких незапрошенных приветствий по электронной почте:
«Кому это может быть интересно…». .
Если вы сомневаетесь, какой вариант приветствия выбрать для разных адресатов: «Привет всем… для всех адресатов. Это приветствие всегда является лучшим вариантом для всех форм профессиональной переписки. В конце концов, вы хотите произвести положительное впечатление — и вы хотите быть уверены, что ваше сообщение будет положительным.
Не забудьте про верхнюю и нижнюю точки и партию
Когда вы отправляетесь в путь, ставьте в конце точку party или верхнюю и нижнюю точки. Некоторые эксперты считают, что партия — лучший выбор для профессиональной переписки. Другие предпочитают точки вверху и внизу. Какой вариант лучше? Это зависит от вас.
Совершенствуйте свой английский с лучшими онлайн-преподавателями!
Говорите уверенно с поддержкой преподавателя в Припли. Начните учиться сегодня и быстро продвигайтесь вперед в рамках вашего бюджета и программы!